お通夜にも、お葬式にも会葬できない時には、弔電を送ります。会葬と同様に故人の冥福を祈る気持ちを伝えるのが目的です。訃報を受けたら、お通夜、お葬式の日時と場所、喪主の名前と故人との続柄をまずは確認します。や無負えずの事情で会葬できないことがはっきりしたら、すぐに準備をします。できる限り早く、遅くてもお葬式の前日までに届くようにするのがマナーです。送り先はお葬式の会場にします。そして、宛先は喪主のフルネームとするのが正式です。万一、フルネームがわからない場合には「(名前)様ご遺族様」といった書き方をします。電話で受け付けるサービスは、NTTがかつては一般的でしたが、日本郵便もあります。音声案内に従って弔電を作成し、最後に台紙を選びます。
インターネットで弔電を受け付けるサービスも増えているので大変便利になりました。料金は選ぶ台紙によってかなり幅があります。インターネットサービスの場合には、どのような台紙なのか自分の目で確認することができます。また、文字校正も自分でできるというメリットもあります。悲しみの渦中にいる遺族に向けての文字には充分気をつけましょう。どのサイトにも例文が載せられていますので、参考にしながら作成します。その際には、故人のことは喪主との続柄からみた関係を敬称で表します。母のことはご母堂様、お母様と記したり、祖父母の場合にはご祖父様、ご祖母様と記します。妻のことはご令室様という言い方をします。使い慣れない言葉ですが、決まりとして知っておきましょう。
また使ってはいけない言い回しもあります。例えば、また、忌み言葉や、死や苦労を想起させるような言い方は使用ないのがマナーです。死亡や死去というのはあまりにも直接的すぎるのでタブーです。また、重ね重ねや度々またまた、や次々、再び、続くなど連続、繰り返しを想起させるものも使いません。数字の四や九も死、苦労を想起させると言われていて避けられています。失礼がないか心配な場合には例文のみで完結しても問題ないです。でも故人との関係性が深い場合には、例文に続けて、故人とのエピソードなども交えた個人の気持ちや偲ぶ言葉を添えると良いでしょう。その場合には結びの文として「ご遺族皆様のお悲しみを察し申し上げますとともに、故人のご冥福を心よりお祈り申し上げます」という一文を挿入すると良いでしょう。